Contacts

1. Sadržaj

2. Ukratko o dokumentu

Ovo je pomoć za konfiguraciju modula kontakata "CONTACTS". Prilikom kreiranje drugih dokumenata (upita, narudžbenica, ponuda, itd), sustav će nam često dozvoliti (ovisno o razinama ovlaštenja korisnika) i direktno upisivanje nekog novog kontakta, izravno na dokument koji je u izradi. Svi ti kreirani kontakti na nekim drugim lokacijama (upisivanjem izravno na dokument koji se izrađuje, npr. narudžbenicu) se zapravo spremaju u bazu podataka kontakata u ovom modulu.

DOBRA PRAKSA I SAVJETI: Poželjno je da kreiranje novih kontakata bude ograničeno na jednu ili dvije osobe (druga osoba je zamjena u slučaju odsutnosti prve), te da se taj upis obavlja kroz modul „CONTACTS“. Ukoliko upis kontakata obavlja puno osoba, naglašena je solidarna odgovornost za greške, te su one u tom slučaju češće. Ukoliko se upis obavlja direktno na dokumentima, vjerojatno se neće popuniti svi elementarni podatci za kontakt.

U kontaktima se osim naziva kontakta, i adrese, definiraju i podatci poput poreznog broja i fiskalne pozicije, te ti podatci imaju efekte na druge module (u računovodstvenom modulu nam se mogu dogoditi greške u knjiženjima i obračunu PDV-a ukoliko upisi na kontaktima nisu točni). Podsjećamo da Odoo teži automatizaciji, a to znači da se kasniji poslovi knjiženja zapravo mogu svesti na kontroling poslove, ali za postizanje takvog efekta, moramo imati „čiste“ i točne matične podatke (kako za kontakte, tako i za produkte, itd.). Osobe preko kojih će se obavljati upis novih kontakata trebaju imati izražen osjećaj odgovornosti prema obavljanju svojeg posla i sklonost obraćanja pažnje na detalje. Budući da se upis kontakta obavlja preko jedne ili dvije osobe, zbog nepostojanja solidarne odgovornosti točnost upisanih podataka je veća. Ta se točnost manifestira i u pojavi izbjegavanje kreiranja duplikata kontakata (npr. nizozemsku naftnu kompaniju možemo zvati „SHELL“, ali puno ime kompanije je „ROYAL DUTCH SHELL Plc“). U tom slučaju će se osobe koje otvaraju nove kontakte potruditi pretražiti bazu podataka prema više parametara s ciljem nedvojbenog utvrđivanja da ne postoji taj kontakt otvoren od ranije pod nekim drugim imenom (npr. brendom), te će se potruditi u kontakt upisati minimalan obujam potrebnih podataka, koji će biti točni. Preporuka je da izabrani djelatnik prilikom otvaranja kontakta se ne vodi brzinom, i težnjom za udovoljavanjem želja kolega, već disciplinom u „čistoći“ i točnosti (znači prvo pretraživanje postojećih kontakta, a zatim upis elementarnih podataka za svaki novi kontakt).

2. Osnovna podatci kontakata

2.1. Osnovna podjela kontakata

Osnovna podjela svakog kontakta je prema dvije značajke, ovisno o tome da li je riječ o fizičkoj osobi, ili o pravnoj osobi (tvrtki).

To određujemo odmah u zaglavlju pregleda prilikom kreiranja novog kontakta: .

2.2. Kontakt tvrtke

Elementarni podatci koje preporučamo odmah definirati za tvrtke:

1.       Company name

2.       Adresa sa ulicom, broje i izborom države (izbor države ima utjecaj na druge module, kao što je recimo mogućnost ispisa narudžbenice za njemačkom jeziku, ukoliko ćemo konfigurirati i njemački jezik kao opcionalni jezik u našoj bazi).

3.       TAX ID (ili VAT broj, što je to, možete pročitati na ovom linku).

4.       Fiscal Position) (fiskalna pozicija ) u kartici „Sales & Purchase“

5.       Company ID (OIB broj) koji se nalazi u istoj kartici „Sales & Purchase“

Ovo su elementarni podati koje preporučamo upisati za tvrtke čije kontakte uvozimo u Odoo i s kojima naši procesi mogu funkcionirati.

2.3. Kontakt fizičkih osoba

Kontakti koje kreiramo mogu biti i kontakti fizičkih osoba. 

2.3.1. Postojeći kontakti fizičkih osoba zaposlenika

Budući da smo u ranijim koracima popunjavali bazu podataka o zaposlenicima u modulu „EMPLOYEES“, njihovi kontakti već postoje u bazi podataka kontakata fizičkih osoba (kreirali su se na ovoj lokaciji kada smo upisivali naše zaposlenike). Te postojeće kontakte o našim zaposlenicima sada možemo proširiti ostalim inforamcijama poput izbora tvrtke koju ćemo vezati za ovu osobu (linija odmah ispod imena kontakta), te osttalim podatcima (čak i slikom).

2.3.2. Novi kontakti fizičkih osoba

Nakon što smo popunili inforamcije o našim zaposlenicima do željenog volumena, možemo otvarati i kontakte za ostale fizičke osobe.

Podatci koji će nam u tom slučaju biti potrebni i efekti takvih upisa su:

3. Unos ostalih podataka

Mogućnost unosa ostalih podataka su velike i njih možemo raditi naknadno. Ono što je bitno podsjetiti je, da osim što podatke za svaki kontakt možemo dopunjavati ručno na svakom kontaktu, postoji mogućnost i masovnog osvježavnja podataka na kontaktima. To znači da možemo sve kontakte iz modula „CONTACTS“ izvesti u excel format, pridružiti im neke atribute (ili izmjeniti), te ih sve masovno ponovno uvesti u Odoo. Upute za takve radnje možemo raditi na radionicama u kasnijim fazama (opširne su za navođenje preko pisanih uputa), ili se javite svojem implementatoru za obavljanje takvih radnji (treba biti jako oprezan prilikom obavljanja takvih radnji jer se može izmjeniti ili obrisati baza podataka na kojoj se radi). Osnovni podatci koji su nam nužni za rad, navedeni su u gornjem poglavlju, i elementarni su nam za obavljanje i upravljanje poslovima kroz Odoo.